ウェブミーティングのアーカイブ・自動議事録の選択肢と私の選定基準

まとめ

Google Meetが一番楽
自動議事録は日本語未対応なので待つ（つもりだったが記事を書いているうちに実装された）

背景

弊社、fuku株式会社は科学に特化したシステム開発会社です。

「科学を開き、人類の可能性を広げる。」をミッションに掲げ、科学研究に携わる人々を支援しています。具体的には、論文や公共データベース、表や画像、動画などあらゆるフォーマットの実験データを扱います。最近ではLLMを利用することが多いですが、手段はそれに限定しません。

受託開発を始めた頃はマーケティング、営業、開発、PMとすべて代表の私が担当していました。嬉しいことにここ数ヶ月で開発やPMを手伝ってくれる方が増えたおかげで、より多くの方々を支援することができるようになりました。

そして、案件に携わる人数が増えるとともに、ウェブミーティング（以下、MTG）のアーカイブの必要性が増しました。どうしても伝言ゲームが発生するため、ニュアンスを共有するためには録画を見るのが一番早いためです。

そこでMTGのアーカイブ、加えて兼ねてからその精度と有効性が気になっていた文字起こし及び自動議事録についても試してみました。

これまで

弊社ではこれまで以下の方法でプロジェクトを管理していました。

定期的に顧客MTGを実施し、進捗報告と開発方針の確認を実施。参加者はPMおよびお客様。
定期的に開発MTGを実施し、進捗共有と顧客の意向を開発タスクに落とし込み。参加者はPMおよびエンジニア。
各種MTGはPMがGoogle Calendarにて予定を作成し、参加者を招待する。基本的には曜日・時間を固定して繰り返しの予定として作成する。変更や追加のMTGが必要な場合は手動で変更・作成。
MTGツールはZoomを利用。欠席者がいる場合など必要に応じて、録画を行う。録画したファイルはプロジェクトごとにGoogle Driveに作成した共有フォルダにアップロード。

これまでミーティングのアーカイブは、欠席者への情報共有のために行なっていました。そのため、基本的には後から確認することができませんでした。

求める条件

背景で述べた通り、アーカイブを残す必要が生じたため、求める条件を整理しました。

（Must）録画アーカイブが十分な期間残ること ：プロジェクトは数ヶ月間継続するので、最低1年間はアーカイブを残したい。
（Must）必要最低限の参加者にアクセス権を自動で付与できること ：①ミーティングの参加者、②fuku Google Workspaceのメンバー、の両方を満たす者にのみ自動で閲覧権限を付与したい。
（Want）アーカイブを簡単に探せるよう自動で整理されること：フォルダの整理など運用コストが高く人に依存するものは採用したくない。
（Want）議事録の自動生成ができること：2と同様の範囲にアクセス権を自動で付与したい。

tl;dv

安定性に欠けるため不採用。 ちゃんと数えてないけど体感10回に1回くらいの頻度で録画が途切れていることがありました。振り返りたい時、議事録をサボったに限って「あれ、撮れてない…」。信頼性を失ったので使いません。

デフォルトだと参加者に招待メールを送る挙動も、関係性がまだできていないお客様にサービス紹介の案内が行くのがかなり嫌でした。

売りの自動議事録機能については、定型的な確認作業などなら十分ですが、過去のやり取りが前提にあるような内容の場合には不十分。

メモのテキストをクリックすると該当部分の動画にジャンプする機能はめちゃくちゃ好き。

Zoom

ストレージが少ないので不採用。 ビジネスプランだと1ライセンスユーザーあたり5GBです。私のミーティング頻度だと2週間でいっぱいになってしまう計算でした。このストレージは組織内でシェア可能なのでメンバー全員をZoomに招待すれば人数 * 5GBのストレージが得られます。そのために人数あたり月額2,000円を払うのはないなと判断。逐一ZoomのストレージからGoogle Driveに移せばストレージ問題は解決しますが、手作業ではやりたくない。自動化を選択肢に入れつつ、他の選択肢を探すことにしました。

ちなみに、AI Companionがまとめる要点や次のステップはなかなか良さそうでした。ただ弊社はドキュメントは極力Notionに集約しています。検索の届かないZoomのストレージに保存されるのは嬉しくないです。ミーティング要約の内容はメールにて送られるのでZapierとかでNotionに自動で登録することはできそう。だけど参加者のみへのアクセス制限とか考え出すと面倒…。これも「できそう」で手をつけ始めると時間が溶けそうだったので保留。

Google Meet

Mustの条件「録画アーカイブが十分な期間残ること 」と「必要最低限の参加者にアクセス権を自動で付与できること 」が満たされるので採用。

Google Workspace Business Standardは一人あたり2TBのストレージが提供されます。Zoomの約400倍！さらにこのストレージは組織内で共有されます。そしてZoomと異なりGoogle Workspaceは社員、業務委託のメンバー全員が利用しているため追加の費用は発生しません。

録画ファイルは主催者のマイドライブ内に保存されますが、Google Calendar上でGoogle Meetを設定していた場合、カレンダーに招待されているミーティングの参加者に自動で共有されます 。共有先をWorkspaceのメンバーのみに限定 する追加条件も設定できます。

またカレンダーの予定に録画ファイルが添付 されます。これは探しやすいです。あの日のミーティングを振り返ろうということができるのでとてもありがたい。

以上、Must条件とWant条件の片方についてはこの上なく満足させてくれます。

（Must）録画アーカイブが十分な期間残ること ：一人あたり2TBのストレージ
（Must）必要最低限の参加者にアクセス権を自動で付与できること ：ミーティングに参加したWorkspaceメンバーのみに共有
（Want）アーカイブを簡単に探せるよう自動で整理されること：カレンダーに紐づく

そして最後の「（Want）議事録の自動生成ができること」について、Google Meetには文字起こし機能（Transcript）と自動メモ生成機能（Take notes for me）があります。記事を書き始めた時点（2025年2月24日）では日本語は未対応でしたが妥協しました。英語には機能実装されている点から半年後くらいには他言語も対応されるだろうと目論見ました。

そして想定よりも早く2025年3月12日のアップデートにて日本語を含む7つの言語でのTake notes for meの提供が発表されました（最近、多言語対応で日本語が含まれていると安心します）。随時反映とのことで3月18日現在、未だ私は日本語でのTake notes for meを体験していませんが期待が高まります。

おまけ

PLAUD NotePinを購入しました。ウェブミーティングはGoogle Meetで解決したのでオフラインでのやり取りもアーカイブ残したいです。

今のAIはChatGPTしかりClaudeしかりウェブサービスであり、チャットにて利用者が能動的に入力した情報しか参照できません。しかし業務で人間が参照している範囲ははるかに広いです（前回の議事録、来週の予定、社内のチャット）。現在のChatGPTなどにこれらのコンテキストを全て渡してあげるのは面倒であり。それができない以上、個人的なコンテキストを入力できない範囲での仕事しか遂行できません。

そう考えるとブラウザやOSレベルまでAIが近づいてきて、人間が参照している情報をもっと取りに来るんだろうなぁと予想しています。ってなるとクラウドストレージ、メール、ブラウザを押さえているGoogleやMicrosoftが超絶有利なんだよなぁ…。